Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Documentos do processo

2.1.2  Analisar documentação

2.1.3  Desvio Exclusivo

2.1.4  Solicitar correções

2.1.5  Iniciar autuação

2.1.6  Registrar no sistema

2.1.7  Confeccionar processo

2.1.8  Entregar a Expedição

2.1.9  Processo Finalizado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

2.3.2 Expedição

3 Registros

4 Anexos

1      Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos.

Subprocesso:

Autuar Processos Administrativos.

Responsáveis:

Seprot – Seção de protocolo.

Clientes:

Requisitante.

Regras do negócio:

POP 020001210/003 Abertura e Encerramento do Volume de Processos Administrativos.

2      Elementos do processo

2.1     Itens do fluxograma

2.1.1  Documentos do processo

O processo se inicia quando o requisitante solicita a abertura do processo munido dos documentos que irá formar este processo e que devem ser registrados pelo protocolo.

Entrada: Documentos do processo.

2.1.2  Analisar documentação

O colaborador do protocolo verifica se as informações contidas na documentação são condizentes ao tipo de processo solicitado pelo requisitante.

2.1.3  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Documentação: Incorreta ou Correta.

2.1.4  Solicitar correções

No caso das documentações estarem incorretas ou incompletas ao tipo de processo a ser aberto, o colaborador do protocolo deve orientar o requisitante a realizar as devidas alterações para prosseguir com a autuação do processo.

2.1.5  Iniciar autuação

Após a conferência da documentação o colaborador do protocolo realiza a confecção do processo da seguinte forma: deverá passar a primeira folha do processo no relógio datador (este marcará a data e hora que o processo deu entrada no protocolo) e etiquetar a primeira folha da documentação com o número de protocolo no processo.

2.1.6  Registrar no sistema

O colaborador do protocolo deve cadastrar o processo no SGA registrando a sua procedência e a primeira movimentação, e deve também classificá-lo de acordo com o tipo de processo (assunto), conforme o código de classificação da Fiocruz. Bem como, registrar no campo “anexos” do sistema os documentos que formam o processo, que sejam documentos oficiais e os que possuam identificação.

2.1.7  Confeccionar processo 

Para iniciar a montagem do processo administrativo, o colaborador do protocolo deve realizar as seguintes etapas:

- Carimbar a primeira folha do processo com o "Carimbo de autuação" - este carimbo contém as seguintes informações: número do processo, data de autuação, assinatura do colaborador do protocolo;

- A partir da segunda folha do processo carimbar os documentos com o carimbo numérico - OBS: esta página deve iniciar com a numeração 2;

- Na última folha carimbar com o “Carimbo de autuação” - este carimbo contém as seguintes informações: data de autuação, número da folha, número do processo e assinatura do colaborador do protocolo;

- Colar a etiqueta com o número do protocolo na capa do processo, incluir os documentos processuais e pôr o telos;

- Por último anexar o recibo assinado pelo emitente ao processo.

2.1.8  Entregar a Expedição

Após a finalização da autuação do processo, este é encaminhado a expedição para que a área possa realizar a entrega ao setor requisitante.

O recibo de entrega assinado pelo requisitante deve ser devolvido ao protocolo pela expedição.

Saída: Processo Administrativo.

2.1.9  Processo Finalizado

O processo é finalizado pós o recebimento do processo pelo requisitante. O recibo de entrega encaminhado pela expedição é arquivado no protocolo pelo prazo de 3 (três) anos, conforme procedimento interno.

2.2     Atores

• Colaborador do Protocolo - Seção de Protocolo - Seprot.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Requisitante

Unidade/Colaborador responsável pela solicitação de abertura de processo administrativo munido dos documentos pertinentes.

2.3.2 Expedição

Seção responsável por realizar a entrega do documento físico ao setor requisitante.

3.     Registros

Não Aplicável.                                               

4.      Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 31/08/2023, às 14:05, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por RAFAEL DA SILVA BARROS, Prestador(a) de Serviços, em 31/08/2023, às 16:51, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 04/09/2023, às 11:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3086466 e o código CRC 42E3214F.

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